麥家怡你是否曾經整天忙碌團團轉，到了快下班才發現手頭還有一堆待辦事項？
或是到了晚上六點，同事都下班了，才終於能夠安靜開始一天的工作？
當忙亂變成常態，加班就成了例行公事。
脫離忙碌的陷阱，首先需要更有效率地分類處理堆積如山的工作，通常可以先分為例行性跟突發性兩種。
一、例行性：
通常代表可預知的，具有周期性。這些事務可以在截止前先行安排進行，避免因意外發生造成延遲。比如月報表，一次完成可能要花較多時間，可以每十天或半個月先處理一部份，就能夠分散處理壓力。亦或者，具有固定格式的報表，可以運用excel函數統整，減少核對的時間。
二、突發性：
大家的工作職掌中，通常會有一項＂其它交辦業務＂，當在無預警下從天而降時，首先應先確認時效性（即緊急程度），再者該事項與原先業務有無相關性，能否快速就過往資料進行分析並處理。如果都沒有，建議加快例行性事務處理時間，好有更充裕的時間處理，避免顧此失彼。
工欲善其事必先利其器，好的工作效率也要懂得善用工具。
一、善用行事曆記事：
每個人習慣不一樣，但是有行事曆（實體或Google）是很重要的。除了能提醒自己待辦事項，也能在查找資料時可以有所依循。像筆者自己的行事曆，雖然看起來密密麻麻似乎讓人有點窒息，但其實因著使用行事曆，就不用將腦力花在記憶各項工作的時間點，而是能更有效地去思考計畫或方案，Google行事曆也能夠隨時隨地確認或增加行程，在臨時有事情被交辦時，更快地與主管討論期程，不用再花時間去做確認。
二、妥善整理分類代辦事項：
每天的Email是否覺得怎麼都看不完？或是看了就忘？首先，可以將收件匣像檔案資料夾般設定及分類，嗣後要查找資料時可以省去不少時間。再來，信件進來，點開瀏覽後，如果是訊息通知就馬上各歸各相應的匣。如果是待辦事項，可以立刻並快速回覆就先回覆再歸匣。最後是，處理效期還未到期或是需要花較多時間處理的信件，才會留在收件匣，所以基本上我個人收件匣經常是空的，收發信件時也不會因收件匣滿滿的信件而感到壓力。
新年新氣象，就從不加班開始！清楚自己所能應用的時間，才能夠更有把握掌控及遊刃有餘地面對新挑戰！
–
作者 麥麥
CDA 國際職涯諮詢師
粉絲專頁：職圓安家 • 怡然自得
作者介紹