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就是快不了。工作老是想拖延該怎麼辦?

拖延,也許是因為對於事情的不確定與缺少階段性的步驟,因為擔心失敗或是欠缺考量,所以遲遲不行動。

 

要開會了卻忘記時間? 要招募了却忘記登記求才資訊?

你是不是有這種狀況在工作上很容易忘記應做而沒做的事? 碰到事情很習慣性的…等一下在做?

在生活中會養成拖延習慣的原因有可能是因為

對自己「非常有信心」或是「超級沒自信」會衡量到自信的原因是因為性格往往會影響到做事效率。

 

對自己有信心

因為對記憶力有自信讓您做事延遲嗎?總覺得自己記憶力好、動作快,時間一到自然會想起應辦事項,不需記事自然能記得,筆者最近一二年發覺記憶力變差了,老是丟三落四,嚴重點不是拖延就是直接忘記做,等到發現後時效性已過,才知事情大條。有一次公事上需提報接受教育訓練人員報名,名 單確定後,心想還不急等等再填報,就這樣將事情耽擱最後就忘了,等到訓練日期逼近才想到有這件事,後來經過補救後人員順利上課,但經由這件事知道做事不可大意與拖延,不然延誤的不是只有自己的事還會嚴重影響到他人。

超級沒自信

自信心不足讓您做事裹足不前嗎?讀書時有位同學只會問,不會做。
舉凡自己的報告或分組報告,總是最後一刻才交出來,交之前還要全部問過一輪,分組合作要他動手做總要三催四請,相處後才發現他因為自信心不足,導致負能量過重深怕做錯造成做事卻步,事情還沒開始就往壞處想,久了就養成拖延的習慣,不到最後一刻不下決定,這種人格造成別人的困擾。

經由上次工作上的延遲後,深知做事習慣需改變,並體認到以上二種性格都會在無意中波及到他人,不管有沒有自信都需培養立即性的概念,要解決拖延的行為可先從習慣建立起來,一旦建立起後就會慢慢將此陋習改變,也較有充裕的時間改善工作品質也較不會手忙腳亂,在質與量中達到平衡。

 

透過列出自己的擔心以及事情的目標與現況,讓自己「看到」進度,找出差距,就可以減少空泛的焦慮感

或利用行動(盤點、計畫或討論等)讓自己的注意力轉換到事情的流程與步驟而非心裡的狀態與擔心

 

減少拖延的4個辦法

1. 列表

事情有輕重緩急,列出日常的工作項目。從例行公事到瑣碎雜事,舉凡上班時間、應辦事項、交辦事項、例行事項……等都不要遺漏。建立起時序流水清單,重點是提醒和確認哪些時間是需辦事項。

2. 分類

將工作事項做系統式的分類,例如:應辦事項分為3大類,將此分類為「速件」「急件」「普通」分為三大類後善用顏色標籤或顏色筆區分,分類將每日「速件」速辦速決以此決行。如不知可用哪些顏色作為分類,可用紅、橘、綠看到紅色就先辦,綠色為安全警示可放置最後。習慣後就能分辨事情先後順序。

3. 歸類

您是否因桌面雜亂,要找文件需東翻西找還不一定找到?會造成工作延遲的其中原因,是因為資料沒有統整歸類,可將文件用不同的資料夾,將相同的歸同類別,並以日期或重要性分別歸類,妥善使用標籤標註事項,在效率上就能有效運用。舉例說明:當主管要您將報表呈上,結果因資料雜亂無法辨識而造成拖延,不只上級不滿在工作上因延誤而造成觀感不佳。

4. 提醒

事情太多導致健忘,常常做了A忘了B這時就需要有提醒功能APP來協助,因為周遭有許多會令人分心的事物或因聊天而忘了執行。下載設定提醒工具不僅能提高效率,在特定的情況下也能提高辦事效率。
APP提醒方法非常多樣,也可以在手機行事曆上設定提醒,或是使用專門的待辦事項清單App,甚至有些筆記App也有內建功能都能提醒。善用科技就能減少公事上的拖延增加工作效率。

5. 執行

要解決拖延的毛病必須要擁有執行力,有人說「坐而思不如起而行」是有根據的,一直空想而不去行動,做事連效率都稱不上,說要改變不良習慣是空談。要擁有執行力必須做到「立即執行」;接到任務後,應該馬上執行。所謂執行,不是沒有經過思考就做,而是經過了系統性的思考後「該如何呈現」後的執行,否則難達到理想化的效果。舉例說明;主管要針對A專案開會,這時不是馬上拿著筆記本跟水杯等開會,而是要把專案的文件帶齊,並在腦中思慮可報告內容,例如可改善方案並構思可替代方案或成效比達標……等。速度與效率達到均等才能完成完美的執行力。

結語:
要把拖延看成一個警戒,隨時隨地把今天當成最後一天,工作分配後馬上按上述
幾項標註並列表後提醒。這樣也能達到執行效率,久了養成習慣也不會有拖延的狀況出現,以上方式也可運用在生活中自我管理。

 

作者:張愷箖
證照:CDA國際生涯發展諮詢師/就業服務乙級技術士
Mail:f52292000@gmail.com

作者介紹

張愷箖
原從事建築產業,後來轉型為專業就業服務,專注於協助特定對象獲得就業機會,以專業知識和經驗為基礎

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